De AI-tool die je al hebt. En hoe je er eindelijk het maximale uithaalt.

Veel lokale besturen hebben al een organisatiebrede AI-tool. Ze zit standaard in de omgeving die medewerkers elke dag gebruiken. Ze kost niets extra. En ze wacht geduldig op het moment dat iemand haar écht leert toepassen. Die tool is Microsoft Copilot*, inbegrepen in Microsoft 365. Ze is er al. Wat ontbreekt, is de werkwijze. En die bestaat uit twee concrete stappen — zonder één extra euro licentiekosten.

De meeste organisaties denken dat betere AI-resultaten vragen om betere tools en bijhorende licenties. Dat klopt niet. Ze vragen in een eerste fase om een betere en organisatiebreed gedragen werkwijze. En die werkwijze groeit uit twee stappen die elkaar versterken.

"Wie met de hele organisatie beide stappen zet, haalt meer uit de gratis basisversie van Copilot dan wie een dure licentie heeft maar individueel en ad hoc blijft prompten."

Stap 1 — Beter prompten

Een prompt is meer dan een vraag. Het is een instructie die AI vertelt wat je nodig hebt, voor wie, in welke toon en met welke beperkingen. Wie dat beheerst, merkt meteen het verschil.

De kern van beter prompten zit in vier elementen: geef AI een rol, beschrijf de context, formuleer de opdracht concreet en geef aan wat je verwacht. Hoe meer je AI vertelt, hoe minder je achteraf moet herwerken.

Wie dat niet weet, geeft korte bevelen en krijgt output die mooi klinkt maar de plank misslaat. De tekst is correct maar generiek, de toon klopt niet, de structuur past niet. Na een paar teleurstellingen verdwijnt de tool naar de achtergrond en luidt het verdict: waardeloos. Terwijl het probleem nooit de tool was.

Beter prompten vraagt geen opleiding van een week maar een bewuste manier van denken die snel een gewoonte wordt.

Stap 2 — Het contextdocument

Beter prompten lost elke taak op. Maar het lost niet op dat je bij elk nieuw gesprek opnieuw moet uitleggen wie je organisatie is, in welke afdeling je werkt, wat je vaste taken zijn en hoe je schrijft. Daarvoor is het contextdocument.

Een gelaagd contextdocument legt in zes lagen vast wat AI moet weten om goed te werken voor jou en jouw organisatie:

• Laag 1 — De organisatie: wie is het lokaal bestuur, wat zijn de kernwaarden, welke toon hanteert het naar burgers?

• Laag 2 — Schrijfstijl: hoe beginnen en eindigen mails en brieven, welke structuur volgt een standaardcommunicatie, wat zijn de do's en don'ts?

• Laag 3 — De dienst of afdeling: voor welk team werk je, wat is de kernopdracht, welke doelgroepen bedien je?

• Laag 4 — Taken en opdrachten: welke teksten schrijf je het meest, welke communicatiemomenten keren steeds terug?

• Laag 5 — Vaste formats: hoe ziet een standaardverslag, een antwoordmail of een nota eruit in jouw functie?

• Laag 6 — Promptbibliotheek: bewezen instructies die je telkens opnieuw gebruikt en aanpast voor specifieke opdrachten.

Eénmalig opgebouwd, telkens bij de hand. Sla het op als snelkoppeling op je bureaublad.

"En het goede nieuws: Copilot helpt je dat document zelf opbouwen. Je beantwoordt de vragen die Copilot stelt, laag per laag, en het document schrijft zichzelf."

De licentiediscussie komt later

Veel organisaties stellen AI-implementatie uit omdat de licentievraag nog niet beantwoord is. Dat zijn legitieme vragen, maar ze komen te vroeg wanneer de basis nog niet op orde is. Het peloton moet eerst vertrokken zijn.

"De meeste meerwaarde van AI op organisatieniveau zit niet in de keuze van de tool. Ze zit in hoe medewerkers leren werken met AI: structureel, contextueel en gedeeld."

Wie op basis van concrete ervaringen merkt dat een uitgebreidere licentie meerwaarde biedt voor bepaalde use cases, kan die stap daarna zetten. Dit kan dan onderbouwd en gericht, vanuit een basis die al werkt.

Wat het verschil maakt in de praktijk

De meest overtuigende voorbeelden zijn niet de communicatiemedewerkers of de beleidsadviseurs, maar de medewerkers van wie je het minst verwacht dat AI een rol speelt in hun dagelijkse werk.

Een theatertechnieker die technische fiches opmaakt van optredens. Een poetscoördinator die verslagen schrijft van controlebezoeken. Een medewerker van de afdeling ruimte die burgervragen beantwoordt over vergunningen. Een expert ruimtelijke ordening die openbare onderzoeken samenvat voor het college.

Al deze medewerkers schrijven. Al deze medewerkers herhalen dezelfde structuren, dezelfde toon, dezelfde formats. En al deze medewerkers kunnen met twee stappen een fundamenteel andere output krijgen uit dezelfde gratis tool die al op hun computer staat.

"De methode is universeel. De invulling is persoonlijk."

Het peloton meenemen vraagt een andere aanpak

Vroege gebruikers vinden zelf hun weg. Het peloton heeft een andere instap nodig: geen inspiratiesessie over de toekomst van AI, maar een concrete demonstratie van wat vandaag al mogelijk is, met de tools die er al zonder bijkomende kosten zijn, voor de functies die medewerkers zelf uitoefenen.

Wie het peloton meeneemt in twee stappen, geeft de hele organisatie een werkbare basis en bouwt aan een organisatie die samen leert, samen groeit en samen meer haalt uit wat er al is.

De grootste misvatting over AI-implementatie is dat je moet wachten tot de organisatie klaar is. Tot het beleid er is. Tot de grote licenties zijn aangekocht.

"Het peloton kan nu al rijden. Met wat er al is. In twee stappen. Zonder bijkomende licentiekosten."

En wanneer de organisatie klaar is voor de volgende stap, staat ze er klaar voor met medewerkers die al weten hoe ze structureel met AI werken. En met een basis die beklijft, ongeacht welke tools er daarna nog komen.

* Let op: het gaat hier over de gratis basisversie van Copilot die standaard meekomt met Microsoft 365, niet over de betalende uitbreiding Microsoft 365 Copilot.

Wil je een krachtig opleidingstraject organiseren dat jouw medewerkers concreet leert werken met contextdocumenten en promptbibliotheken? Of hulp bij het uitwerken van een contextdocument op maat van jouw organisatie? Meer info via www.ai-voor-besturen.be of info@comatwork.be.