AI versnelt wat al sterk is

Roeland Kortleven
9 jun
5 minuten om te lezen

AI is geen randverschijnsel meer in de communicatiediensten van Vlaamse lokale besturen. Bijna 8 op de 10 communicatieprofessionals gebruikt AI regelmatig of structureel. De experimenteerfase is voorbij. Toch ervaart slechts 12 procent een sterke impact op de werking van de organisatie. Dat gat — breed gebruik, beperkte impact — is de echte spanning. De vraag is niet langer of communicatiediensten AI gebruiken, maar waarom dat gebruik nog zo weinig structureel doorwerkt. Dat blijkt uit mijn onderzoek bij 140 communicatieprofessionals in Vlaamse lokale besturen.

Het antwoord ligt niet in de technologie. Het ligt in de manier waarop communicatie georganiseerd is. AI versnelt vooral wat al goed gestructureerd is. Waar duidelijke formats, gedeelde werkwijzen, kwaliteitscriteria en een sterke positie ontbreken, blijft AI steken in losse tijdswinst: nuttig voor de individuele medewerker, beperkt voor de organisatie.

Dat is de centrale conclusie van mijn onderzoek naar AI in de communicatiedienst van het Vlaamse lokale bestuur, gebaseerd op een bevraging bij 140 communicatieprofessionals, aangevuld met clusteranalyse, wereldbeeldenanalyse, casusonderzoek en de analyse van verkennende gesprekken. Het resultaat is geen technologierapport, maar een spiegel voor communicatiediensten en de organisaties die hen aansturen.

De kloof tussen gebruik en maturiteit

AI wordt breed gebruikt. Breed gebruik is nog geen volwassen gebruik.

Meer dan de helft van de communicatiediensten zet AI vandaag individueel in, zonder gedeelde afspraken. Slechts 10 procent werkt met vaste workflows of duidelijke richtlijnen met kwaliteitscontrole.

Dat verschil is bepalend. Wie AI gebruikt als persoonlijke schrijfhulp, wint tijd op losse taken. Wie AI inbedt in gedeelde processen, bouwt organisatorische meerwaarde op: consistenter werken, kwaliteit bewaken, kennis delen die niet verdampt zodra een collega vertrekt. Daar ligt vandaag de grens van de huidige AI-winst.

Het grootste probleem zit vóór de tekst

Het sterkste cijfer uit het onderzoek gaat niet over tools, prompts of opleidingen. Het gaat over input. 74 procent van de respondenten noemt het structureren en aanvullen van input van andere diensten als een van de meest tijdrovende taken.

De zwaarste taak van veel communicatiediensten is dus geen klassieke communicatietaak. Het is voorbereidend structuurwerk dat ontstaat omdat informatie te laat, te onvolledig of te versnipperd binnenkomt. Wie pas betrokken wordt wanneer ‘er nog iets gecommuniceerd moet worden’, krijgt geen communicatievraag maar een hersteldossier.

AI kan dat werk sneller helpen verwerken, maar het lost de oorzaak niet op. Die oorzaak zit in de positie van communicatie binnen het proces. Slechts 12 procent van de communicatiediensten wordt systematisch van bij de start betrokken bij projecten. En die positie heeft een meetbaar gevolg: bij diensten die vroeg aanschuiven, ervaart 41 procent het inputprobleem als zware taak. Bij diensten die later instappen, loopt dat op tot 84 procent.

Dat verschil van meer dan veertig procentpunten is geen detail. Het is een managementsignaal. Werkdruk is hier niet alleen een capaciteitsvraagstuk, maar een positievraagstuk.

AI maakt niet automatisch iedereen sterker

Een van de scherpste conclusies uit het onderzoek: AI is geen gelijkmaker. AI versnelt wat al sterk is. Een communicatiedienst met duidelijke formats, gedeelde kwaliteitscriteria en een stevige positie zet AI in als hefboom. De dienst werkt sneller, consistenter, en houdt meer tijd over voor overleg, analyse en vroegere betrokkenheid bij projecten. Een dienst zonder die basis gebruikt AI vooral om de dagelijkse druk iets beter op te vangen. Dat is waardevol, maar kwetsbaar: de winst blijft persoonsgebonden en verdwijnt zodra werkwijzen niet gedeeld worden. De volgende stap is daarom niet meer AI gebruiken. De volgende stap is AI beter organiseren.

Vier profielen, twee assen

Niet elke communicatiedienst staat op dezelfde plek. Uit de clusteranalyse komen vier herkenbare profielen naar voren, die zich bewegen langs twee assen: de mate van structuur in het AI-gebruik, en de positie van communicatie binnen de organisatie.

Het Eindstation (31% van de respondenten) heeft geen van beide. Laat betrokken bij projecten, nauwelijks gedeelde werkwijzen, weinig houvast. Voor dit profiel is de eerste stap geen AI-vraagstuk, maar een managementvraagstuk.

De Overlever (39%, het grootste profiel) gebruikt AI al en heeft soms eerste afspraken, maar zit gevangen in een werkdrukcirkel: verbeteren kost tijd, en net die tijd ontbreekt. De ideeën en de bereidheid zijn er. De ruimte niet.

De Strever (8%) heeft de sterkste positie van alle profielen en schuift systematisch vroeg aan bij projecten, maar werkt nog volledig individueel met AI. Sterke positie, geen structuur.

De Bouwer (21%) heeft net het omgekeerde: de sterkste AI-structuur, met governance en gedeelde formats, maar een positie die nog aan het groeien is.

In die laatste twee profielen zit de kern van het verhaal. De Strever heeft positie maar mist structuur. De Bouwer heeft structuur maar mist nog de volle positie. Elk van beide heeft een halve voorsprong. De volledige meerwaarde — wat het onderzoek de dubbele voorsprong noemt — ontstaat pas wanneer structuur én positie samenkomen. Wie beide heeft, zet AI in als versneller. Wie één van beide mist, raakt niet voorbij het plafond.

Opleiding alleen volstaat niet

Ook dat blijkt uit de data, en het is wellicht de meest verrassende bevinding. Opleiding is nuttig, maar opleiding op zichzelf verandert de werking niet. Diensten die enkel een AI-opleiding volgden, scoren op de impactschaal gemiddeld 2,45 — lager dan diensten die helemaal geen ondersteuning kregen. De hoogste impact (3,27, bijna een vol punt hoger) ontstaat bij diensten die opleiding combineren met concrete toepassingen die medewerkers de volgende dag al kunnen gebruiken.

Kennis over AI zonder directe koppeling aan de eigen werkpraktijk verandert het gedrag niet. Wat het gedrag wél verandert, is een werkbare vertaling naar de eigen realiteit: nieuwsberichten, bewonersbrieven, kanaalvertalingen, input van diensten, kwaliteitscontrole, planning. AI wordt pas relevant wanneer het ingebouwd raakt in herkenbare werkprocessen.

Vier stappen die meteen richting geven

Het volledige rapport bevat tien aanbevelingen op drie niveaus: de individuele communicatiemedewerker, het communicatieteam en het management. Vier daarvan kunnen morgen al richting geven.

1. Begin met één terugkerende workflow

Kies niet meteen voor een breed AI-traject. Begin met één taak die vaak terugkomt, veel tijd vraagt en een duidelijke structuur heeft. De intake van input van andere diensten is een logisch startpunt: een eenvoudig inputformat, gecombineerd met AI-ondersteuning die ontbrekende informatie signaleert, pakt het grootste tijdslek bij de bron aan.

2. Werk met dossiercontinuïteit

Open voor elk communicatiedossier een aparte AI-werkomgeving. Gebruik die niet als wegwerpprompt, maar als dossiercontext waarin eerdere versies, beslissingen, gevoeligheden en gemaakte keuzes bewaard blijven. Zo wordt AI een collectief werkgeheugen in plaats van een individuele assistent. Het kost niets extra en voorkomt dat kennis verdwijnt bij elke nieuwe sessie.

3. Leg kwaliteitscriteria expliciet vast

Wat is een goed nieuwsbericht voor uw gemeente? Welke toon past bij de organisatie? Welke informatie moet altijd gecontroleerd worden? Die criteria bestaan vaak al in de hoofden van ervaren medewerkers. Schrijf ze op. Pas dan kan AI helpen om kwaliteit te bewaken in plaats van alleen tekst te produceren.

4. Beslis wanneer communicatie vroeger betrokken wordt

Niet elk dossier vraagt communicatie vanaf de start. Maar dossiers met impact, gevoeligheid, reputatierisico of publieksvragen vragen dat wel. Daar ligt een bewuste managementkeuze. Vroegere betrokkenheid is geen luxe voor communicatie. Het is een voorwaarde om werkdruk, kwaliteit en impact te beheersen, én het verhoogt meteen het rendement van elke AI-investering die de dienst al deed.

Van losse tijdswinst naar organisatorische meerwaarde

De echte AI-sprong in lokale besturen komt niet van nog een tool of nog een losse opleiding. Ze komt van betere processen, duidelijkere rollen, gedeelde kwaliteitscriteria en communicatie die vroeger mee aan tafel zit. AI kan veel versnellen. Maar alleen wanneer duidelijk is wat er versneld moet worden. Structuur eerst. Dan AI. Positie eerst. Dan rendement.

Download het volledige onderzoeksrapport

Je herkent je eigen dienst waarschijnlijk in een van de vier profielen. Het volledige rapport geeft per profiel het concrete groeipad: welke eerste stap het meeste oplevert, en waarom net die. Daarnaast bevat het de vijf wereldbeelden over AI, zes diepgaande praktijkcases en tien aanbevelingen, telkens gekoppeld aan het niveau waarop ze het verschil maken: medewerker, team of management. Onderbouwd met data van 140 respondenten, een clusteranalyse en zes lokale besturen die hun praktijk zonder voorbehoud deelden.

Roeland Kortleven is communicatie-expert en AI-specialist met een focus op lokale besturen. Hij begeleidt communicatiediensten, managementteams en lokale besturen bij de gerichte inzet van AI in communicatie en werkprocessen.

Vragen of interesse in een presentatie, sessie of begeleidingstraject: info@comatwork.be